Etiqueta de negócios para solicitar reuniões

As reuniões de negócios são um fato inevitável da vida corporativa. A Escola de Comunicação Annenberg da UCLA e o Centro de Pesquisa de Treinamento e Desenvolvimento da Universidade de Minnesota descobriram que os executivos de empresas gastam até a metade de seu horário de trabalho em reuniões. Você deve usar a etiqueta comercial adequada ao solicitar uma reunião para ajudar esses executivos e outros colegas de trabalho a usar o melhor tempo possível.

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Preparação

Prepare-se para a reunião antes de enviar um pedido aos participantes em potencial. Crie uma agenda detalhada que especifique o objetivo e os itens que serão cobertos, incluindo quaisquer itens de ação. Liste qualquer outra coisa que seja necessária para os participantes. Isso ajudará você a reduzir sua lista de solicitação para os convidados apropriados em vez de convidar muitas pessoas.

Time Frame

Indique um cronograma de tempo firme para a reunião e dê seu compromisso de que ele começará e terminará no momento em que você fizer sua solicitação. Isso incentivará os convidados com horários ocupados a aceitarem chegar. Eles poderão agendar outro evento logo após a reunião e estar confiante de que eles poderão chegar lá. Deixar as reuniões começar tarde e correr ao longo do tempo é uma etiqueta ruim e mostra desrespeito para as pessoas que você solicitou participar.

Solicitações

Envie seus pedidos de reunião para os participantes em potencial. Use o formato preferido por sua empresa. Por exemplo, se você tiver um calendário padrão ou software de agendamento, use-o para enviar convites. Peça aos destinatários para responder se eles poderão ou não participar e incluir uma data "Por favor responda por". Isso permitirá que você saiba que seu convite foi recebido e lido.

Seguimento

Acompanha uma ligação telefônica se algum dos convidados não responder na data especificada. Mantenha a chamada simples. Pergunte se a pessoa recebeu seu pedido de reunião e explica que você não recebeu uma resposta. Confirme se ele estará ou não. Normalmente, alguém que não responde não está planejando ir à reunião, mas isso deve ser esclarecido no caso de ele simplesmente esquecer de responder.

Aviso

Notificar os participantes confirmados o mais rápido possível se você deve cancelar a reunião por qualquer motivo ou alterar o dia, hora ou local. Emergências surgiram e as prioridades e os arranjos mudam, mas é uma etiqueta ruim para cancelar uma reunião no último minuto ou fazer uma mudança que afete os participantes. Outros serão mais propensos a recusar seus futuros pedidos de reunião se você não respeitar seu tempo informando-os sobre mudanças ou cancelamentos prontamente.